Biura rachunkowe stają się prawą ręką każdego przedsiębiorcy, czy osoby prowadzącej własną działalność. Ich kompetencje zdejmują z klientów znaczną część obowiązków dotyczących rozliczeń i, co ważniejsze, bieżącego śledzenia wszelkich zmian związanych z ustawami i rozporządzeniami ministerstw, urzędów i innych organów. Na co zwracać uwagę przy wyborze biura rachunkowego?
1. Certyfikat kwalifikacyjny
Certyfikatem zwany również Świadectwem Kwalifikacyjnym przyznaje Ministerstwo Finansów. Uprawnia on do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Dokument wydawany jest imiennie, na konkretną osobę. Aktualny spis nazwisk z certyfikatem widnieje, m.in. na stronach Centrum Informacji Księgowej.
2. Ubezpieczenie OC
Każde biuro rachunkowe ma obowiązek (od 2004 roku) posiadania polisy ubezpieczeniowej od odpowiedzialności cywilnej. Ponadto doradca podatkowy powinien posiadać własne (indywidualne) ubezpieczenie. Dobrze, jeśli biuro zadbało również o dodatkowe ubezpieczenie z tytułu np. utraty dokumentów. Sprawdzając ważność polis warto zwrócić uwagę na wysokość kwoty ubezpieczenia (czy zdoła ona wyrównać ew. straty).
3. Ochrona danych
1 stycznia 2015 roku weszła w życie reforma Ustawy o ochronie danych osobowych. Biura rachunkowe (tak jak i inne podmioty) mają obowiązek dostosowania się do nowych wymagań, a tym samym odpowiedniego zabezpieczania posiadanych i przechowywanych danych.
4. Zakres usług biura
Przed podpisaniem umowy z biurem rachunkowym warto zastanowić się jakiego rodzaju usługi chcielibyśmy otrzymać. Większość biur posiada odpowiednio sprecyzowane pakiety, które informują klienta o tym, co w ramach danej oferty i ceny może otrzymać. A są to m.in. usługi rachunkowości podatkowej, rozliczenia kadr i płac, a nawet zarządzanie i doradztwo.
5. Doświadczenie
Wybierając biuro warto zwrócić uwagę nie tylko na czas istnienia podmiotu na rynku, ale i doświadczenie konkretnego księgowego dedykowanego naszej firmie.
6. Dedykowana obsługa personalna
Decyzja o wyborze danego biura powinna wiązać się również z przypisaniem konkretnej osoby, czy zespołu osób, które będą zajmowały się właśnie naszą firmą. Jest to rozwiązanie komfortowe dla firmy, gdyż w przypadku problemów, czy pytań, a także wyciągania odpowiedzialności można dotrzeć bezpośrednio do konkretnego człowieka. Zapewnia to firmie indywidualną, a tym samym lepszą, obsługę i komfort.
7. Przekazywanie dokumentów
Zwróć uwagę na sposób przekazywania dokumentów obowiązujący w umowie. Obecnie coraz więcej placówek świadczy usługi na podstawie materiałów dostarczanych przez Internet. Jest to niezwykle komfortowe rozwiązanie, gdyż oryginały wystarczy dostarczać tylko od czasu do czasu.
8. Przechowywanie dokumentów
Podpisanie umowy z biurem rachunkowym najczęściej wiąże się z tym, że dokumenty, które dostarczamy, są przechowywane przez dane biuro. Archiwizacja zewnętrzna i przekazanie pełnomocnictw do biura rachunkowego zwalnia klienta np. z obowiązku kontaktu z Urzędem Skarbowym, który zarządzi kontrolę. Dzięki takim rozwiązaniom to przedstawiciel biura rachunkowego (po otrzymaniu od nas pełnomocnictwa) uczestniczy w spotkaniach z urzędnikami i składa odpowiednie wyjaśnienia i dokumenty.
9. Cena świadczonych usług
Niwelujemy koszty, ale nie zawsze warto oszczędzać. Zwłaszcza jeśli chodzi o rozliczenia. Wybierając biuro rachunkowe, należy określić zakres prac i rodzaj kontaktu, jaki oczekiwalibyśmy po podpisaniu umowy, a dopiero wówczas negocjować cenę. Widełki odnoszące do średnich cen rynkowych bez problemu jesteśmy w stanie wyszukać w Internecie lub dzwoniąc do kilku firm, które nas potencjalnie interesują
Najnowsze komentarze